リーダーシップの仕事の中で、従業員に「業績が悪い」「期待した昇進が得られない」「解雇される」と伝えることほど難しいことはありません。職場での不快な会話は避けられません。しかし、新しい AI コーチング ツールは、特に厄介な会話が行われる前の準備段階で、マネージャーが強力なメッセージを伝えるのに役立ちます。

もちろん、厳しいニュースを伝えることは、多くのマネージャー、特にキャリアの初期のマネージャーにとって助けを必要とする分野です。あ 7月調査 The Predictive Index が提供するテキストベースのチャットボット Obi は、難しい会話のロールプレイングやコーチング、マネージャーの準備に役立ちます。その結果、CEO やビジネス リーダーの 74% が、マネージャーが難しい人々の会話を自分で処理できると「非常に自信がある」と答えている一方で、マネージャーの 42% は言いたいことを言うことがわかりました。

さらに、フレームワーク、コーチングマニュアル、人事情報なしで難しい会話に備えることを好むと答えたマネージャーはわずか 20% です。研究によると、マネージャーにとっての最大の盲点は、建設的な批判をすること、従業員の反応を待つこと、客観性を保つことなどです。

「自発性は、ハイレベルなビジネス会話の目標ではありません」とエミリー・デジュー教授は言う。 ビジネスコミュニケーション カーネギーメロン大学テッパービジネススクールにて。 「経営陣が本当に重要な話し合いをする準備ができていることを知りたいのです。」

市場にはさまざまな無料ツールと有料ツールがあり、機能は異なる場合があります。たとえば、テキストのみの通信を提供するものもありますが、音声対応のものもあります。 AI をより適切に準備するために、性格プロファイルなどの特定の従業員データが含まれるデータもあれば、より一般的なデータも含まれます。これらのツールは、マネージャーの口調、伝え方、メッセージを改善する方法に関するガイダンスを提供します。媒体に関係なく、目標は人間のプロセスを自動化することではなく、マネージャーが強力なメッセージを配信し、特定のシナリオで人がどのように反応するかをシミュレートできるようにすることです。実際にフィードバックを得ることができるので、鏡の前で話すよりも良いとデジョー氏は言いました。

実際の生活の前に、ロールプレイングをしながらオフィスでの激しいチャット

マネージャーは、難しい会話に備えるために、いくつかのシナリオを実行できます。最初のラウンドでは、マネージャーの指示に対して従業員が怒って反応する様子を AI にシミュレートするよう依頼するかもしれません。次に、感情的な従業員をシミュレートするよう AI に依頼できます。企業向けに AI 役割トレーニング ツールを提供する Posh の共同創設者兼 CEO のカラン・カシャップ氏は、「現実の生活では何が起こるか分からないので、複数のシナリオを経験することが有益になる可能性がある」と述べています。

マネージャーは、これらの演習を行うことで全体的なコミュニケーションを改善することがよくあります。子会社を通じてAIトレーニングを提供する人事コンサルティング会社LHHのジョン・モーガン社長は、「打撃練習のようなものだ」と語る。上達する唯一の方法は練習することですが、現実の世界ではチャンスは限られています。

もう 1 つの利点は、ツールが 24 時間 365 日利用できるため、日曜日の真夜中に練習したい場合は可能ですが、人間のトレーナーがいつでもいつでも対応できるわけではありません。 「ほとんどの企業は、500 人のマネージャーに対して 500 人のコーチを雇うことはありません」とディフィニションズ・コーチング・アンド・コンサルティングの創設者ケーシー・シェーファー氏は言う。

AI は、特定のパラメーターとコンテキストがある場合に最適に機能します。たとえば、いつも遅刻する敏感な従業員にフィードバックを与える必要があるシナリオを実行するように AI ツールに指示できます。また、管理者は AI に特定の尺度で評価するように指示することもでき、法的観点から危険な話題に逸脱した場合にメッセージやフラグについて批判的なフィードバックを提供することもできると、Xactly の最高人事責任者であるミーガン・バービア氏は述べています。Xactly のテキストおよび音声 AI ツール「Penny」は、管理者にカスタマイズされたスクリプトとリアルタイムのコーチング ガイダンスを提供します。マネージャーは口調についてフィードバックを求めたり、より直接的になろうとしていることをAIツールに伝え、言葉遣いがどれほど簡潔であるかについて建設的な批判を求めることもできる、とバルビエ氏は語った。

ロールプレイングだけでも問題ありませんが、本当の教訓はフィードバックから得られると、The Predictive Index のシニア製品サイエンティストである Anthony Belluccia 氏は述べています。 チャットボット ベルッチャ氏は、マネージャーが自分たちに何ができるかを理解するのに役立つ、建設的かつカスタマイズされた方法でフィードバックを提供できると述べました。

このフィードバックがなければ、多くのマネージャーは、自分の口調や言葉の選択が他の人にどのように認識されているかを認識できません。デジュー氏は、メッセージを伝えるのではなく、悪いニュースから難しい会話を始めたマネージャーの例を挙げた。 AI に指摘されるまで、彼は自分の納期の遅さがスタッフの邪魔になる可能性があることに気づいていませんでした。 AI はマネージャーに対し、ネガティブなニュースを掘り下げる前に、従業員の貢献の重要性と会社に対する従業員の価値について話し合うことから会話を始めるようアドバイスしました。 「それは彼に会話をどのように再構成するかについての指示を与えた」とデジョーは語った。

また、AI は、マネージャーが話しすぎたり、同じことを繰り返したり、会話の流れを妨げる可能性のある「えーっと」や「へ」などのつなぎ言葉を頻繁に使用したりすることを指摘することもできます。 「明確かつ効果的に話すことができれば、それは他の人への贈り物です。そこに到達するには、かなりの努力が必要です」とデジュー氏は言う。

もちろん2人で同じゲームをプレイすることも可能です。従業員の中には、マネージャーと難しい会話をしようとしていることに気づいていない人もいるかもしれませんが、状況が緊迫したものになると思われる場合は、Claude や ChatGPT などの無料ツールを使用して事前に準備しておくことで、思慮深く、明確で効果的な応答を生み出すことができます。

職場でAIを間違った方法で使用する危険性

リーダーが聞きたいことをAIに言わせないことが重要です。 AIツールはポジティブになるように設計されているが、建設的な批判が必要な場合にはそれが問題になる可能性があるとデジュー氏は言う。もしあなたが役割のためにそれを使用していて、AIがあまりにも融通が​​きくのであれば、あまりに融通を利かせるのをやめて、もっと批判的で率直になるようAIに指示してください、と同氏は述べた。

また、人事専門家によると、法的およびプライバシーへの潜在的な影響を考慮して、AI ツールに個人情報を入力しないことは一般的に良い習慣ではありません。代わりに、AI がシナリオをより適切に判断して現実的な役割を果たせるように、マネージャーは行動や逸話を説明する必要があります。 「私は個人を特定できる情報が含まれるものはすべて避けます」とシェイファー氏は語った。

管理者は、従業員の名前、業績の詳細、その他の機密情報を公開 AI ツールに入力する場合には注意する必要があります。雇用主が承認した企業システムには、異なるプライバシー制御と許可された使用が設定されている場合があるため、管理者はそれらの制御とその使用方法を十分に認識する必要があります。また、マネージャーは、組織および従業員の行動に関する情報が企業内でどのように使用されているか、および個人のチャットが組織内の他のユーザーに表示されるかどうかを知る必要もあります。さらに、ベンダーのデータ ストレージ、アクセス、AI モデルのトレーニング ポリシーも考慮する必要があります。

AI を使用する場合でも、人間のメンターを加えることが重要です。モーガン氏によると、特に状況が非常に複雑な場合、マネージャーはその人にしか提供できないまったく異なる視点を必要とすることがあります。

シェーファー氏は、管理者が AI トレーナーと一緒に練習することから始め、次に上司や会社の人事チームのメンバーと協力して、重要なメッセージや法的な点が抜け落ちていないことを確認することを推奨しています。また、相手の目を見ることは、コンピュータの画面を見るのとは異なる経験となるため、これは直接メッセージを練習するもう一つの機会でもある、と彼は語った。 「最後の会話のような感情的な重みは、再現するのがほとんど不可能です。」